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個人情報保護法の改正をきっかけにPTAを改正できないか考えてみた

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こんにちは。

 

あなたはPTAについてどう思いますか?

 

新学期が始まり、新たにPTAに入会された方も多いと思います。最近では「PTAは任意加入の民間団体」ということで入会しなかったり退会したりする方もいらっしゃいますが、子どものことを考えるとそう簡単に入会しないことを選択できないのが実情ではないでしょうか。

 

PTAとはparent‐teacher associationの略で、文字通り「父母と先生の会」で「保護者と教師がともに対等な関係で学びあい、その成果を学校と全児童を対象に還元する」ことを目的に学校単位に結成された教育組織のことです。

 

しかし、このPTA。どうも今の時代に合わない部分が多々あるような気がするのですよね。というのも現代では、共働きやひとり親家庭などで、従来のようにPTA活動(特にPTA役員の活動)に参加できない家庭も多いと思うのです。


それなのに、当のPTAは昔からあまり変化することなく、旧態依然の活動を続けているところも多いような気がします。中には今の時代には合わないと思えるような「非効率な役職」や「無駄な苦労を強いる行事」なども。PTAに入会しない方には「そういったことを敬遠するため」という方も多いのではないでしょうか。

 

そんな従来からのやり方を中々変えられないPTAを揺るがす可能性のある法律が2017年5月30日に施行されました。それは「個人情報保護法の改正」です。

今回は、この個人情報保護法の改正をきっかけにPTAを改正できないかについて考えてみます。

 

個人情報保護法とは

個人情報保護法とはどのような法律なのでしょうか。ASCII.jpデジタル用語辞典の解説では次のように説明されています。

個人情報保護法

氏名、生年月日、性別、住所など個人を特定し得る情報を扱う企業・団体、自治体などに対して、適正な取り扱い方法などを定めた法律。2005年4月に全面施行された。相次ぐ個人情報の不正利用や情報漏えいに対する社会的不安を軽減し、個人の権利と利益を保護するのが狙い。個人情報の適正な管理、利用目的の明確化、不正取得の禁止などが定められているほか、本人による情報の開示、訂正、削除等の権利行使も認めている。違反した場合は行政命令の対象となり、これに従わない場合には罰則規定(6カ月以下の懲役か、30万円以下の罰金)がある。

(出典:ASCII.jpデジタル用語辞典)

 

この個人情報保護法、以前は“保有する個人情報が5,000人以下”の小規模事業者は適用除外でしたが、2017年5月30日の改正に伴いこの除外がなくなりました。そのため現在では、各学校のPTAも個人情報保護法の適用対象となっているのです。

つまり、個人情報の取得や管理がずさんだったり、万が一漏洩して保護者と大きなトラブルになってしまったりすると、罰せられたり、損害賠償を求められることもあるのです。

 

PTA活動と個人情報保護法

個人情報保護法はPTAの活動にどのように影響するのでしょうか。

個人情報保護委員会の広報資料には、個人情報を取り扱う際の注意事項として「5つの基本チェックリスト」とその解説が紹介されています。

個人情報保護法の5つの基本チェックリストの解説

 

その1 個人情報を取得する時は、何に使うか目的を決めて、本人に伝える。

●企業が個人情報を利用するにあたっては、あらかじめ利用目的を特定する必要があります。(例:購入商品の配送のため)

●個人情報を取得する時は、特定した利用目的を本人に伝えるか、あらかじめHPや店頭での掲示などで公表する必要があります。

●ただし、個人情報を取得する状況において利用目的が明らかであれば、逐一手に伝える必要はありません。(例:配送伝票にお客様が氏名・住所等を記入する場合などは配送目的で利用することは明らか)

 

その2 取得した個人情報は決めた目的以外のことに使わない。

●取得した個人情報は特定した利用目的の範囲内で利用する必要があります。 (例:商品を配送するためだけに取得したお客様の住所を使って、自社の商品の宣伝はできません。)

●そのため、個人情報の取得にあたっては、何に使うか利用目的をしっかりと考えたうえで、本人に伝えましょう。

●また、すでに取得している個人情報を特定した目的以外のことに利用したい場合は、あらかじめ本人の同意を得てください。

 

その3 取得した個人情報は安全に管理する。

●個人情報をパソコンで管理したり、名簿等にまとめた場合は、安全に管理する必要があります。 (例:電子ファイルであればパスワードを設定する、ウィルス対策ソフトを入れる。紙媒体であれば施錠できるところに保管する。)

●また、従業員が会社の保有する個人情報を私的に使ったり、言いふらしたりしないよう、社員教育を行いましょう。

 

その4 個人情報を他人に渡す際は、本人の同意を得る。

●個人情報を他人(本人以外の第三者に渡す場合は、原則、本人の同意が必要になります。

●ただし、以下の場合等は本人の同意を得なくても、個人情報を他人に渡すことができます。

  • 法令に基づく場合(例:警察からの照会) 
  • 人命に関わる場合で本人から同意を得るのが困難なとき(例:災害時) 
  • 業務を委託する場合(例:商品配送のために配送業者にお客様の氏名・住所を渡す場合)

 

その5 本人からの「個人情報の開示請求」には応じる。

●会社が保有している個人情報について本人から開示や訂正等を請求されたら、企業は対応しなければなりません。
●また、その個人情報の利用目的を問われた場合に、しっかりと答えられるようにしておきましょう。

 

(出典:個人情報保護委員会「個人情報保護法の5つの基本チェックリスト」)

 

つまりPTA活動のために個人情報を入手する際には、

  • 利用目的を明示して本人に伝えること
  • 利用目的に合意の上で、本人の了承を得ること

が必要になります。これまでのように学校から本人の同意なく名簿を受け取ることはできませんし、学校側も個人情報をPTAに渡す際には本人の同意が必要になるのです。

 

特に重要なのは「本人の了承を得て収集する」ということ。よくありがちなのは学校のプリントを通じて

学校にご提出いただいた個人情報につきまして、PTA活動において利用させていただくために学校より提供を受けることをご了承ください。

というようにとってつけたように記載されていることがありますが、これでは「利用目的を明示」したことにも「本人の了承を得た」ことにもなりません。

 

「本人の了承を得る」には、利用目的に合意の上で本人の署名を取るのが一番確実です。でないと、もし何かあった際に、相手に「同意を取らずに利用された」といわれてしまった際に、対処できなくなってしまう可能性もあるのです。

 


また個人情報の使用や管理に当たっても

  • 決められた目的以外に使用しないこと 
  • 本人の了承を得ずに第三者へ譲渡・提供しないこと
  • 取得した個人情報は安全に管理すること
  • 本人からの開示請求に応じること

が必要になります。

 

例えば、「旗当番」のために個人情報を入手したのであれば、それ以外の用途(例えば、PTA委員の選任やそのためのリスト作成、連絡、訪問、勧誘など)には取得した個人情報を利用することはできないのです。

もし、目的外の利用が咎められたり、ずさんな管理で個人情報が流出するような事態をまねいてしまった際には、処罰される可能性もあるのです。


結局どういうことがいいたいのかというと、つまり個人情報保護法が適用されると、これまで慣例として行われていたPTA活動の一部がそのままのやり方ではできなくなるのです。

 

個人情報保護法の改正をきっかけにPTAを改正できないだろうか

では一部でさまざなことが問題としてあげられ非難をうけながら、それでもPTAが変わらないのはどうしてでしょう。

 

それは“変わらない力”が働くから。

 

PTAに限らず、ある程度長く続いて硬直化した組織では、たとえみんなが無駄だと思っているようなことでも改善されないまま引き継がれていることが結構あります。とくにPTAのような毎年役員のメンバーが入れ替わるような組織ではなおさらです。

 

それもそのはず。「もし、自分の代で変えてしまったことが原因で何かトラブルが発生してしまったら」と考えれば、無駄と思いながらも粛々と任期満了を待つことが多いのもうなずけます。そして、そのような保守的=保身的な考え方では、従来のやり方を変えることは、まずできないのです。

 

ところが、個人情報保護法の改正に当たっては、従来のやり方を否が応でも変える必要が発生します。

例えば、個人情報の取得にしても、これまでは一斉通知で済んでいたものが一人一人に同意を取る必要があります。そうすると、従来のような方法ではあまり気にせずに流していたような人たちの中から「同意書にサインしない」という人が出てくる可能性があります。

 

また、個人情報の利用目的を明示することは、これまでの“やり方”を見直すきっかけになる可能性もあります。曖昧な理由では、個人情報の提供には同意してもらえない可能性もありますし、かといって「PTA役員の選任のために利用します」と明示すれば、やはり同意してもらえないかもしれません。

 

個人情報保護法の改正は、PTAにとっては受難の時代の幕開けなのかもしれません。

 

まとめ

「 個人情報保護法の改正」や「働き方改革」など、旧態依然とした組織を変えるには、外からの強制力が働くのがもっとも効果的です。内部にいる限りは、強い発言力をもった人がリーダーシップを発揮でもしない限り”変わらない力”を覆すのは難しいでしょう。

そういう意味で「 個人情報保護法の改正」は、進化から取り残されたガラパゴスのようなPTA組織を変えるチャンスといえるのかもしれません。

 

個人情報保護法の改正をきっかけにPTAを改正できないかについての考察は以上です。